Mulţi dintre noi subestimăm modul de formulare și exprimare a unui feedback faţă de munca făcută de cineva. După toți acești ani, în care am luat contact cu profesioniști din diverse domenii, am ajuns la concluzia că elaborarea unui feedback este unul dintre lucrurile pe care trebuie să le înveţe oricine cât mai curând de la intrarea în activitatea profesională, indiferent de poziția în care activează: angajat, manager, freelancer, antreprenor.
Cei mai mulţi dintre noi, atunci când transmitem ceva la care am lucrat superiorului direct, unui colaborator sau unui client, cerem păreri și sugestii. Chiar dacă nu îl cerem în mod expres, chiar dacă susținem că nu ne interesează opinia celorlalți, mai ales dacă nu ne sunt manageri, un feedback este binevenit oricând ca mod de recunoaștere a muncii noastre, dar și ca oportunitate de învățare și dezvoltare profesională.
În urmă cu niște ani am urmat o Academie de Leadership unde am învăţat o grămadă de lucruri, printre care ce-i diferenţiază pe lideri de manageri și care sunt pașii să te formezi ca un lider. Nu toți ne naștem lideri, însă fiecare dintre noi poate deveni unul în aria lui de activitate. Unul dintre modulele acestui curs a fost despre feedback: ce este, de ce este important, cum poate motiva și, deopotrivă, demoraliza, care sunt calitățile unui feedback.
Deși sunt convinsă că foarte mulţi ştiţi foarte bine cum să faceți acest lucru, las câteva idei mai jos despre formularea și prezentarea unui feedback.
1. Când primiți un fişier de lucru de la cineva, în orice relaţie ați fi cu expeditorul, în momentul în care vă pregătiți să vă exprimați părerea şi să dați sugestii, frumos ar fi să mulțumiți că ați primit materialul respectiv. Acesta este primul punct pe care mulți dintre cei cu care am lucrat și lucrez îl sar cu grație. Încă sunt surprinsă că există oameni cu destulă experienţă profesională care trec imediat la observaţii, păreri, sfaturi şi sugestii, înainte de a-şi exprima mulţumirea că au primit un fişier sau o lucrare amplă de la cineva.
2. Legat de primul punct se situează direct exprimarea aspectelor pe care le apreciezi din materialul pentru care oferi un feedback.
Oh! Aici am fost şi eu câţiva ani pe arătură cu formulari de genul: “am primit fişierul tău şi aş avea câteva observaţii-nelămuriri-sugestii.”. Punctele forte! Punctele forte, dragi profesionişti, acestea se exprimă în primul rând. Data viitoare, cei care săriţi direct cu sfaturi, poate începeţi aşa:
“Bună, X, am primit materialul tău pentru care îţi mulţumesc. Am apreciat că ți-ai luat timp să îl elaborezi în această formă, precum și modul în care ai făcut,”– aici enumarați ceea ce v-a atras atenția în mod pozitiv: creativitatea, corectitudinea datelor etc.
3. Abia după ce ați atins punctele de mai sus, este recomandat să treceți la sugestii și reclamații sau să solicitați ceva în plus expeditorului pe același material. De preferinţă, formularea acestora este bine să aibă nişte criterii la bază:
* să fie foarte specifice și concrete;
* să fie formulate ferm, nu agresiv și/sau nepoliticos;
* dacă sunt observații, să fie bazate pe fapte şi exemple clare din material/fișier, nu pe judecăţi de valoare sau păreri personale.
4. Încheierea ar trebui făcută într-o notă pozitivă, mai ales având în vedere faptul că un feedback ar trebui să fie productiv pentru expeditor, nu să îl demotiveze.
Ce mai este bine să reținem, atunci când construim un feedback, ar fi următoarele:
1. Un feedback se poate transforma cu ușurință, dacă folosim cuvintele nepotrivite, într-un atac la persoană.
2. S-a demonstrat științific faptul că, un feedback pozitiv, stimulează anumiți centri din creierul nostru, determinând destinatarul să rămână deschis către îmbunătățirea creației sale, fie că este cu cifre, fie că este o poveste. Pe de altă parte, un feedback negativ îl poate pune pe destinatar într-o poziție defensivă, simțind că este amenințat.
3. Într-un feedback este bine ca să folosim mai multe adjective, în detrimentul verbelor, iar astfel să evităm o formă negativă sau imperativă a comunicării.
4. În calitate de manager, coleg, client, când oferim un feedback, este recomandat să ne punem în locul celui căruia îl transmitem. Este o perspectivă care ne ajută foarte mult în elaborarea unei păreri, atât în scris, cât și față în față.
5. Un feedback oferit față în față vine cu limbajul corporal adecvat, și, de preferință, dacă sunt multe observații de făcut, se va face între patru ochi.
6. Fiți mereu sinceri, dar diplomați, atunci când dați un feedback (mie nu prea îmi iese treaba asta, dar lucrez la ea). Cut the bullshit (cum ar veni) oamenii nu mai sunt atât de adormiți și sesizează foarte repede falsitatea sau intențiile ascunse.
Evident, toate cele de mai sus legate de feedback, sunt aspecte ale comunicării organizaționale care pot fi oricând îmbunățățite și cărora, fiecare dintre noi, le poate da – şi este recomandat să facem asta – o notă personală. De aici apare și autenticitatea în comunicare profesională, pe care, personal, mereu am apreciat-o.
